18 Gen Come gestire le email senza farsi fagocitare

Secondo uno studio del McKinsey Global Institute, un lavoratore trascorre mediamente circa il 28% del suo tempo a gestire la posta elettronica. Se a questo dato aggiungiamo il fatto che questa ricerca risale a qualche anno fa, possiamo affermare che oggi la percentuale supera il 30%

TI RENDI CONTO?

La tecnologia attuale ci concede il privilegio di consultare l’email praticamente ovunque (dal tuo pc allo smartwatch, passando per il telefono e l’auto) e colleghi, capi, clienti e fornitori si aspettano che tu sia “sempre raggiungibile”, che leggerai subito e subito risponderai quasi fosse un sms o una telefonata.

TI SENTI PRIVILEGIATA?

Tutta questa “connessione” incide non poco sulla tua produttività. In apparenza sembra renderti più sul pezzo, più efficace perché subito accedi alle magagne da risolvere, super presente per i tuoi clienti e quindi al top. Di fatto prova invece ad immaginare quanto ti sei sentita al top al rientro dalle vacanze aprendo la posta elettronica! Nella peggiore delle ipotesi hai trascorso le vacanze natalizie “gettando un occhio” e sentendoti già in ansia per il rientro! Nella migliore delle ipotesi lo sconforto ti è preso di fronte al pc il primo giorno di lavoro.

Oh my God! DEVO rispondere subito, DEVO gestire questa richiesta, DEVO organizzare questa trasferta, DEVO sentire oggi stesso questo cliente. In altre parole: 1000 mail, 1000 priorità.

NON PUOI ANDARE AVANTI COSÌ!

Voglio iniziare l’anno facendo una riflessione su un punto: viviamo in perenne INTERRUZIONE proprio grazie al privilegio delle email. Ci si aspetta da noi massimo tempismo e finiamo per lasciare alle urgenze altrui la gestione del nostro lavoro.

Ogni volta che l’occhio cade sulla posta in arrivo veniamo come fagocitati in un mondo che ci allontana inesorabilmente dal qui ed ora. Cosa stavi facendo esattamente prima che l’occhio cadesse sulla posta?

• Stavi sviluppando quella idea progettuale? Puf! Sparita la concentrazione
• Stavi giocando con tuo figlio? Vibra il cellulare, leggo, fine dei giochi, malumore alle stelle
• Stavi per spegnere il pc e andare a casa? Ultima occhiatina… et voilà! Sei di nuovo alla scrivania per risolvere l’ennesima bega irrisolvibile.

Ogni volta che veniamo interrotti mentre portiamo a termine un’attività, il nostro cervello impiega circa 25 minuti per tornare nello stato in cui eravamo. Pensa quante volte OGNI GIORNO ti accade questo e valuta da te quanto tempo perso!

RIPRENDI PADRONANZA DEL TUO TEMPO

Se vuoi partire bene con il nuovo anno, adottiamo insieme qualche buona ABITUDINE. Iniziamo dal gestire meglio le email. Potrà sembrarti semplicistico eppure sono certa che mi ringrazierai di averti aiutato a liberare il tuo tempo!

ALCUNI CONSIGLI PRATICI

Ecco alcuni punti da cui poter partire per organizzare meglio la gestione delle mail:

• Chiudi il programma di posta o disattiva le notifiche quando non lo usi. Sei tu che gestisci le mail e non le mail che gestiscono te. Chiudere il programma ti impedirà di buttare quella famosa occhiatina che poi ti porterà inevitabilmente lontano da ciò che stai facendo. Se vedi la notifica sentirai l’esigenza di risolvere subito ribaltando continuamente le priorità.
• Stabilisci gli orari per la gestione delle mail. Io guardo la mail tre volte al giorno. Una al mattino, una al pomeriggio, una alla sera (non sempre). Questo mi consente di prendere visione di cosa accade e definire cosa è prioritario e cosa non lo è.
• Annota su un quaderno i lavori che derivano dalle mail. Ad esempio, un collega ti chiede un report. Annota sul quaderno che dovrai cercare alcuni dati specifici su AS400. Annotare in un posto esterno alla mail ti impedirà di doverla riaprire per cercare quale fosse l’esigenza e rischiare nel frattempo di intercettare altre mail arrivate successivamente che potrebbero catturare troppo la tua attenzione
• Se ti è possibile evita di impostare la mail di lavoro sul cellulare (a meno che tu non sia pagata per la reperibilità). E se lo fai disattiva tutte le notifiche. In questo modo sarai tu a decidere consapevolmente quando e se aprirla una volta fuori dall’ufficio. Questo ti impedirà di essere distratta da una notifica mentre tuo figlio ti confida il suo più bel segreto
• Dirotta tutte le newsletter su un account diverso. Nonostante la maggior parte delle newsletter cui siamo iscritte le abbiamo scelte noi, può capitare che mentre cerchi il project work da girare al tuo capo ti possa ritrovare improvvisamente su Zalando e dopo tre quarti d’ora renderti conto che hai perso tempo e non hai nemmeno comprato quella bella borsetta! J
• Archivia bene le mail. Usare la posta in arrivo come archivio è ad alto rischio stress. Io ad esempio ho creato una sotto cartella nella quale sposto tutte le mail gestite di modo che in posta in arrivo ci siano solo quelle da gestire.

Viviamo giornate di per sé molto caotiche. L’email è caotica. Riprendiamo il controllo della nostra vita, del nostro tempo prezioso e impariamo ad usare le email in modo efficace e responsabile

Tu come la gestisci? Hai dei consigli da aggiungere ai miei? Quali trucchetti usi? Scrivilo nei commenti. Sono curiosa di conoscere le tue tecniche e le tue abitudini in merito. Rendiamo il mondo un posto meno caotico!