26 Ott 9 consigli per imparare a dare feedback efficaci

Alzi la mano chi non ha avuto bisogno di dire ad un collega che quel lavoro fatto così proprio non va bene! Quante volte l’errore di uno si ripercuote sul lavoro dell’altro? Basterebbe parlarsi per pianificare un flusso diverso del lavoro e migliorare il clima in ufficio.

Eppure parlarsi non è cosa semplice. Le relazioni in ufficio talvolta sono delicate come un servizio di cristallo. Quando non si riesce a comunicare efficacemente con le persone, la vita diventa più difficile e le ore in ufficio interminabili!

È normale vivere situazioni nelle quali è necessario condividere il nostro pensiero e anche correggere il collega che sta sbagliando. Ma come si fa? C’è un modo di dire il proprio pensiero senza esprimere solo rabbia o stanchezza? È possibile non tenersi tutto dentro aspettando di esplodere? Capita anche a te che la paura ti induca a soprassedere fino a quando il problema non emerge con prepotenza? Insomma, un grande guaio comunicativo da risolvere!

Cambiare approccio è possibile ed auspicabile. Per la costruzione di relazioni funzionali ed efficaci (e quindi alla fine per stare meglio in ufficio) è importante imparare a dare i feedback in maniera corretta senza barricarsi dietro il solito “io sono fatta così quindi beccati le mie urla” oppure, peggio ancora, “io sono fatta così e soffro in silenzio senza dire nulla”.

A peggiorare la situazione c’è la convinzione che il feedback sia un criticismo poco costruttivo. Si teme di offendere i sentimenti altrui oppure non ci si sente capaci di dire nel modo corretto cosa si pensi realmente. O, ancora peggio, si è convinti che conti solo l’autenticità giustificando così la propria leggerezza e dispotismo nel dire la propria opinione.

Quindi, come si da un buon feedback? Quali sono gli elementi che entrano in gioco? Qui te ne indico 9 e magari sarai tu stessa a trovare il decimo fra le maglie del tuo comportamento.

1. Il feedback è oggettivo: non riguarda la mia simpatia o antipatia per una persona. Non può avere a oggetto pregiudizi su qualcuno o qualcosa. Il suo obiettivo è, infatti, quello di apportare un miglioramento, non di dare un voto. Se ti accorgi che il tuo desiderio segreto è dare un voto, lascia perdere! Ritenta quando sarai più serena e centrata.
2. Il feedback si da sui comportamenti, mai sulla persona: è necessario sospendere il pre-giudizio sulla persona in sé e concentrarsi esclusivamente sulla prestazione che richiede un intervento correttivo o un commento. Quindi, mai usare frasi con il verbo ESSERE che minacciano l’identità della persona, come, ad esempio, “sei sempre il solito disordinato” per dire a qualcuno che ha perso un documento importante.
3. Il feedback è circoscritto nel tempo e nel contenuto: sarà quindi orientato al futuro e avrà un obiettivo preciso. Non serve recriminare dicendo dire “sono anni che sei così” ma piuttosto concentrarsi sul miglioramento nel futuro con frasi del tipo “La prossima volta nella gestione di questo specifico incarico potresti fare così”. Questo consente alla persona di intraprendere un percorso di crescita e la motiva a migliorarsi. Se la metti nell’angolo e le critichi la vita intera senza speranza difficilmente otterrai da lei collaborazione.
4. Il feedback va comunicato alla persona interessata: è meglio che si parli faccia a faccia e solo alla persona coinvolta. Spesso usiamo strumenti complessi (mail o whatsapp) che non ci consentono di rilevare il tono della comunicazione. Inoltre per paura di offendere non comunichiamo direttamente alla persona coinvolta e inneschiamo il gioco del telefono (lo dico a te che lo dici a lei). La presenza di intermediari modifica la sostanza del messaggio e quindi la sua efficacia.
5. Il feedback ha bisogno di un set: non dare mai il tuo feedback in ascensore mentre andate alla riunione più importante del mese, mentre siete a pranzo in mensa o mentre guardi il cellulare. Scegliere il posto giusto e il momento giusto è un ottimo punto di partenza per ottenere il meglio per te e per lui/lei. Le persone a disagio o che sentono di non avere la tua attenzione, difficilmente coglieranno il messaggio positivo che stai proponendo loro.
6. Il feedback ha bisogno di parole non ostili: il messaggio che vogliamo veicolare deve arrivare con parole gentili e prive di rimproveri evitando generalizzazioni, violenza verbale o letture del pensiero. Il rispetto della persona è alla base e lo si dimostra anche con la scelta del linguaggio. Troppo spesso restiamo feriti più dalle parole che dal loro contenuto. E in questo caso il contenuto del messaggio passa in secondo piano. La famosa frase “non conta ciò che dici ma come lo dici” è vera. Ricordalo sempre.
7. Il feedback ti coinvolge in prima persona: se decidi di dire la tua fai in modo che ciò che riporti siano comportamenti da te osservati. Mai comunicare con frasi del tipo “ho sentito che”, “mi dicono che tu”. Tu per prima devi essere la testimone di ciò che vorresti correggere nel comportamento altrui. Se così non fosse, lascia perdere. Non otterresti nulla.
8. Se vuoi chiudere in bellezza la comunicazione sappi che è utile chiedere dei feedback a colui che l’ha appena ricevuto da te, per sottolineare la tua apertura e la tua volontà di apprendimento. Tu non salirai in cattedra e la persona che hai di fronte non si sentirà giudicata, ma parte di un processo di evoluzione.
9. Il feedback non è pettegolezzo: evita di uscire dal colloquio con il tuo interlocutore e andare alla macchinetta del caffè ad aggiornare le colleghe. I contenuti del feedback vanno gestiti con le persone coinvolte. Tutto il resto è controproducente.

Purtroppo, capita abbastanza di frequente che nella realtà dei nostri uffici il feedback si riduca ad una sequenza stereotipata di introduzione, critica distruttiva e/o mortificante ed una chiusura buonista del tipo “te l’ho detto per il tuo bene”. Questo è il modo migliore per mettere sul chi va là il nostro interlocutore che appena percepisce che c’è “aria di feedback” si mette sulla difensiva e neutralizza in partenza l’occasione di apprendimento.

Per questo motivo è importante imparare a dare feedback efficaci che non sappiano MAI DI moralismo, manipolazione e punizione. Sia tra colleghi di pari livello che fra capo e collaboratore.

Ora, per esercitarti a dare un buon feedback, rileggi i vari punti che ti ho proposto e annota in quali di essi ti senti più mancante. Scegline uno e per una settimana prova a fare diversamente. Registra i tuoi risultati e osserva come migliora la tua potenza comunicativa. E poi se ti va condividi con me le tue osservazioni scrivendomi. Diffondiamo insieme l’arte del buon feedback per creare un clima più sereno in ufficio!